Грамотная работа с архивом строительной компании компании

Дата публикации: 11/07/2018

Для того, чтобы в документах строительной компании был порядок, очень важно с первого дня внимательно относиться к созданию и ведению архива. Глобально все вопросы, связанные с документами, можно свести к трем пунктам:

  1. Как организовать архив компании?
  2. Как поддерживать архив в рабочем состоянии?
  3. Где уничтожить конфиденциальные документы?

Как организовать архив компании?

Многие люди думают, что серьезная профессиональная архивная обработка требуется только тогда, когда компании нужна подготовка документов к архивному хранению и передача их в государственных фонды.

На самом деле даже обыкновенное создание архива требует глубоких профессиональных знаний и наработанных методик, которые помогут быстро и аккуратно привести дела в порядок. Обязательно нужно знать законодательство, понимать, какие из бумаг требуют хранения, а какие нет, насколько долго их нужно сохранять и как распоряжаться ими в дальнейшем.

Самый простой способ создать архив — доверить это профессионалам. Если же вы планируете справляться своими силами, то правильнее сначала либо пройти обучение, либо внимательно изучить законодательство, особенно «Основные правила работы архивов организаций, утвержденные Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.

Как поддерживать работу архива?

Важнейшим этапом при создании архива становится разработка каталога, который создают как в электронном, так и в бумажном виде.

Для того, чтобы ваш правильно созданный и грамотно сформированный архив продолжать работать и приносить пользу, очень важно поддерживать его состояние. Для этого необходимо понять принцип функционирования и организации архива, а также неукоснительно соблюдать определенные правила:

  • все вновь поступающие документы должны быть зарегистрированы и незамедлительно определены в соответствующий раздел архива;
  • параллельно данные вносятся в каталог;
  • необходимо сделать копию документа и хранить ее в электронном и бумажном виде, чтобы в случае необходимости работать с копией и не изнашивать оригинал;
  • если по работе нужно доставать из архива бумаги, по ее окончании очень важно вернуть документ на место, а на время работы сделать соответствующую пометку, касающуюся того, кто именно, когда и с какими целями изъял единицу хранения.
  • Где уничтожить конфиденциальные документы?

    В процессе работы нередко требуется уничтожать документы. Это могут быть бумаги, срок действия которых истек, черновики, содержащие важные сведения и другие листы.

    Просто вынести их в мусорный бак — не вариант, так как такой способ утилизации нельзя назвать конфиденциальным. И к тому же, такой напрасный расход бумаги наносит урон природе.

    Правильнее сдать бумагу в переработку, но сделать это нужно в закрытом месте, где к содержимому гарантированно не получат доступ посторонние. Такие услуги чаще всего оказывают компании, предоставляющие услуги архивного дела. Они тщательно измельчают листы в присутствии клиента, а затем отправляют их на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.

Другие статьи:

металлические двери

Входная дверь из металла, это надежная защита вашего дома!

[title-raw]
Рынок первичного жилья сегодня пестрит новинками, особенно в Москве. Город буквально растет на глазах. Новые небоскребы строятся за несколько месяцев. Кажется, что будущее уже наступило. Конечно, хочется быть в центре событий, чтобы быть причастным к этому невероятному новому времени. Может показаться, что, так называемое, "элитное жилье" – это недосягаемый уровень для обычного обитателя столицы. Однако это далеко не так.
Но вот вы твердо решили осуществить свою мечту и приобрести жилье после строителей в одном из районов Москвы. Но где искать варианты? На какие нюансы обращать внимание? А главное – как не продешевить с районом, качеством дома и ценой?
[title-raw]

Если вы считаете, что деревянные дома - это прошлый век, что сейчас их никто не строит и они не популярны, вы глубоко ошибаетесь. На самом деле мода на такие дома набирает обороты и это неудивительно. Есть масса преимуществ, которые говорят в пользу именно деревянных домов.

Нержавеющая сталь

Для возведения надёжного здания, привлекающего внешними качествами, а также прочностью и безопасностью, строители уже давно оценили преимущества, которые сулит нержавеющий лист из стали.

Финские белые двери

Одной из самых важных деталей интерьера считаются двери. Они должны гармонично вписаться в общий стиль помещения, гармонировать с любой мебелью, с любым оформлением стен.

Конструкции для откачки сточных вод
Интенсивный рост городов-мегаполисов, транспорта, промышленности ведет к тому, что антропогенное воздействие на окружающую среду стало принимать глобальный характер. Охрана окружающей среды очень важная задача, ее решением занимаются многие специалисты, необходимо принять меры к устранению загрязнения окружающей среды, а главным источником загрязнения водной и воздушной среды являются промышленные предприятия. 

Отправить комментарий

© Все публикации являются собственностью портала Stcrim.com. Любое использование материала только с указанием источника и прямой ссылки на портал Stcrim.com.

Яндекс.Метрика