Грамотная работа с архивом строительной компании компании

Дата публикации: 11/07/2018

Для того, чтобы в документах строительной компании был порядок, очень важно с первого дня внимательно относиться к созданию и ведению архива. Глобально все вопросы, связанные с документами, можно свести к трем пунктам:

  1. Как организовать архив компании?
  2. Как поддерживать архив в рабочем состоянии?
  3. Где уничтожить конфиденциальные документы?

Как организовать архив компании?

Многие люди думают, что серьезная профессиональная архивная обработка требуется только тогда, когда компании нужна подготовка документов к архивному хранению и передача их в государственных фонды.

На самом деле даже обыкновенное создание архива требует глубоких профессиональных знаний и наработанных методик, которые помогут быстро и аккуратно привести дела в порядок. Обязательно нужно знать законодательство, понимать, какие из бумаг требуют хранения, а какие нет, насколько долго их нужно сохранять и как распоряжаться ими в дальнейшем.

Самый простой способ создать архив — доверить это профессионалам. Если же вы планируете справляться своими силами, то правильнее сначала либо пройти обучение, либо внимательно изучить законодательство, особенно «Основные правила работы архивов организаций, утвержденные Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.

Как поддерживать работу архива?

Важнейшим этапом при создании архива становится разработка каталога, который создают как в электронном, так и в бумажном виде.

Для того, чтобы ваш правильно созданный и грамотно сформированный архив продолжать работать и приносить пользу, очень важно поддерживать его состояние. Для этого необходимо понять принцип функционирования и организации архива, а также неукоснительно соблюдать определенные правила:

  • все вновь поступающие документы должны быть зарегистрированы и незамедлительно определены в соответствующий раздел архива;
  • параллельно данные вносятся в каталог;
  • необходимо сделать копию документа и хранить ее в электронном и бумажном виде, чтобы в случае необходимости работать с копией и не изнашивать оригинал;
  • если по работе нужно доставать из архива бумаги, по ее окончании очень важно вернуть документ на место, а на время работы сделать соответствующую пометку, касающуюся того, кто именно, когда и с какими целями изъял единицу хранения.
  • Где уничтожить конфиденциальные документы?

    В процессе работы нередко требуется уничтожать документы. Это могут быть бумаги, срок действия которых истек, черновики, содержащие важные сведения и другие листы.

    Просто вынести их в мусорный бак — не вариант, так как такой способ утилизации нельзя назвать конфиденциальным. И к тому же, такой напрасный расход бумаги наносит урон природе.

    Правильнее сдать бумагу в переработку, но сделать это нужно в закрытом месте, где к содержимому гарантированно не получат доступ посторонние. Такие услуги чаще всего оказывают компании, предоставляющие услуги архивного дела. Они тщательно измельчают листы в присутствии клиента, а затем отправляют их на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.

Другие статьи:

Бурение скважин на воду

Наиболее эффективной, но не менее редкой считается артезианская скважина, в которой вода поступает самостоятельно. Она может иметь разную глубину от 30 метров и более, зависящую от глубины залегания известняка, который является природным водным фильтром.

виды почтовых ящиков

Классификация почтовых ящиков: для офиса и дома

замена ванны

Ремонт ванной комнаты нельзя считать совершенным без замены старой ванны. Действительно, пожелтевшая сантехника испортит весь вид. Можно, конечно, воспользоваться услугами восстановления покрытия, но если уж производится капитальный ремонт ванной комнаты, замена ванны - вещь просто необходимая.

Этапы проектирования металлоконструкций

Сегодня ни одно строительство не может обойтись без металлического каркаса. Широкое применение этой технологии обусловлено экономическими и техническими выгодами.

Ремонт радиатора автомобиля

Многие автолюбители сталкиваются с проблемой повреждения радиатора охлаждения. Это приводит к перегреву двигателя и последующей его поломке. Существуют несколько способов самостоятельного ремонта охладителя, которые будут под силу и опытным водителям, и даже владельцам-новичкам.

Лодочные моторы Mercury

Mercury – всемирно известный бренд лодочных моторов, который стоит в одном ряду вместе с Yamaha, Suzuki и другими компаниями. Компания работает на рынке с 1939 года, постоянно заботясь о качестве собственной продукции и повышая ее технологический уровень.

© Все публикации являются собственностью портала Stcrim.com. Любое использование материала только с указанием источника и прямой ссылки на портал Stcrim.com.

Яндекс.Метрика