Грамотная работа с архивом строительной компании компании

Дата публикации: 11/07/2018

Для того, чтобы в документах строительной компании был порядок, очень важно с первого дня внимательно относиться к созданию и ведению архива. Глобально все вопросы, связанные с документами, можно свести к трем пунктам:

  1. Как организовать архив компании?
  2. Как поддерживать архив в рабочем состоянии?
  3. Где уничтожить конфиденциальные документы?

Как организовать архив компании?

Многие люди думают, что серьезная профессиональная архивная обработка требуется только тогда, когда компании нужна подготовка документов к архивному хранению и передача их в государственных фонды.

На самом деле даже обыкновенное создание архива требует глубоких профессиональных знаний и наработанных методик, которые помогут быстро и аккуратно привести дела в порядок. Обязательно нужно знать законодательство, понимать, какие из бумаг требуют хранения, а какие нет, насколько долго их нужно сохранять и как распоряжаться ими в дальнейшем.

Самый простой способ создать архив — доверить это профессионалам. Если же вы планируете справляться своими силами, то правильнее сначала либо пройти обучение, либо внимательно изучить законодательство, особенно «Основные правила работы архивов организаций, утвержденные Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.

Как поддерживать работу архива?

Важнейшим этапом при создании архива становится разработка каталога, который создают как в электронном, так и в бумажном виде.

Для того, чтобы ваш правильно созданный и грамотно сформированный архив продолжать работать и приносить пользу, очень важно поддерживать его состояние. Для этого необходимо понять принцип функционирования и организации архива, а также неукоснительно соблюдать определенные правила:

  • все вновь поступающие документы должны быть зарегистрированы и незамедлительно определены в соответствующий раздел архива;
  • параллельно данные вносятся в каталог;
  • необходимо сделать копию документа и хранить ее в электронном и бумажном виде, чтобы в случае необходимости работать с копией и не изнашивать оригинал;
  • если по работе нужно доставать из архива бумаги, по ее окончании очень важно вернуть документ на место, а на время работы сделать соответствующую пометку, касающуюся того, кто именно, когда и с какими целями изъял единицу хранения.
  • Где уничтожить конфиденциальные документы?

    В процессе работы нередко требуется уничтожать документы. Это могут быть бумаги, срок действия которых истек, черновики, содержащие важные сведения и другие листы.

    Просто вынести их в мусорный бак — не вариант, так как такой способ утилизации нельзя назвать конфиденциальным. И к тому же, такой напрасный расход бумаги наносит урон природе.

    Правильнее сдать бумагу в переработку, но сделать это нужно в закрытом месте, где к содержимому гарантированно не получат доступ посторонние. Такие услуги чаще всего оказывают компании, предоставляющие услуги архивного дела. Они тщательно измельчают листы в присутствии клиента, а затем отправляют их на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.

Другие статьи:

лестничные ограждения из стали

Установка лестничного ограждения, кроме выполнения эстетичной функции, предназначается для защиты от случаев травматизма, связанных с падением, так как лестница представляет собой одну из наиболее опасных строительных конструкций.

бытовка

Очень часто люди покупают пустые дачные участки, надеясь в скором времени построить полноценное сооружение. Выходом в такой ситуации может послужить строительство дачной бытовки.

аренда спецтехники

Если вы хотите обеспечить выполнение тех или иных работ спецтехникой, аренда зачастую является самым выгодным вариантом, узнайте почему из предложенного текста.

выбор металлопластиковых окон

Каждый человек стремится создать уют и комфорт в своем доме. И очень важную роль тут играет не только дизайн интерьера, но и подбор окон. На сегодняшний день большинство предпочитает покупать металлопластиковые модели. Они обладают и привлекательным внешним видом и надежностью, защищая помещение от попадания внутрь квартиры холодного воздуха зимой и горячего - летом.

Гидроизоляция фундамента

Многие и не думали о том, что гидроизоляции фундамента продлит ему срок эксплуатации и защитит от разрушений. В большинстве сооружений, в частности из кирпича или камня, слой гидроизоляции кладут примерно на высоту 18 см, берут опорную точку от уровня земли. Гидроизоляцию можно выполнять разными способами, но смысл несет она один, эффективно сохраняет целостность этой части дома.

 
Мраморный камин

Камин в современном интерьере является не такой уж редкостью. Сейчас эти предметы интерьера завоевывают все большую популярность, а их разнообразие дает возможность вписать камин в любой интерьер.

© Все публикации являются собственностью портала Stcrim.com. Любое использование материала только с указанием источника и прямой ссылки на портал Stcrim.com.

Яндекс.Метрика