Грамотная работа с архивом строительной компании компании

Дата публикации: 11/07/2018

Для того, чтобы в документах строительной компании был порядок, очень важно с первого дня внимательно относиться к созданию и ведению архива. Глобально все вопросы, связанные с документами, можно свести к трем пунктам:

  1. Как организовать архив компании?
  2. Как поддерживать архив в рабочем состоянии?
  3. Где уничтожить конфиденциальные документы?

Как организовать архив компании?

Многие люди думают, что серьезная профессиональная архивная обработка требуется только тогда, когда компании нужна подготовка документов к архивному хранению и передача их в государственных фонды.

На самом деле даже обыкновенное создание архива требует глубоких профессиональных знаний и наработанных методик, которые помогут быстро и аккуратно привести дела в порядок. Обязательно нужно знать законодательство, понимать, какие из бумаг требуют хранения, а какие нет, насколько долго их нужно сохранять и как распоряжаться ими в дальнейшем.

Самый простой способ создать архив — доверить это профессионалам. Если же вы планируете справляться своими силами, то правильнее сначала либо пройти обучение, либо внимательно изучить законодательство, особенно «Основные правила работы архивов организаций, утвержденные Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.

Как поддерживать работу архива?

Важнейшим этапом при создании архива становится разработка каталога, который создают как в электронном, так и в бумажном виде.

Для того, чтобы ваш правильно созданный и грамотно сформированный архив продолжать работать и приносить пользу, очень важно поддерживать его состояние. Для этого необходимо понять принцип функционирования и организации архива, а также неукоснительно соблюдать определенные правила:

  • все вновь поступающие документы должны быть зарегистрированы и незамедлительно определены в соответствующий раздел архива;
  • параллельно данные вносятся в каталог;
  • необходимо сделать копию документа и хранить ее в электронном и бумажном виде, чтобы в случае необходимости работать с копией и не изнашивать оригинал;
  • если по работе нужно доставать из архива бумаги, по ее окончании очень важно вернуть документ на место, а на время работы сделать соответствующую пометку, касающуюся того, кто именно, когда и с какими целями изъял единицу хранения.
  • Где уничтожить конфиденциальные документы?

    В процессе работы нередко требуется уничтожать документы. Это могут быть бумаги, срок действия которых истек, черновики, содержащие важные сведения и другие листы.

    Просто вынести их в мусорный бак — не вариант, так как такой способ утилизации нельзя назвать конфиденциальным. И к тому же, такой напрасный расход бумаги наносит урон природе.

    Правильнее сдать бумагу в переработку, но сделать это нужно в закрытом месте, где к содержимому гарантированно не получат доступ посторонние. Такие услуги чаще всего оказывают компании, предоставляющие услуги архивного дела. Они тщательно измельчают листы в присутствии клиента, а затем отправляют их на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.

Другие статьи:

Система многокамерной канализации

Многокамерная канализация может использоваться даже тогда, когда вы проживаете в доме круглый год, и ваша семья состоит из большого количества людей. Это довольно практичный вариант канализационной системы.

уличные фонари

Многие архитектурные центры мира помимо величественных построек знамениты своей системой освещения - декоративными фонарями и парковыми светильниками.

Художественные элементы натурального камня

Натуральный декоративный камень красив даже без обработки. Но ведь не обработанный материал сейчас не будет предлагать ни одна серьёзная компания. После обработки камень приобретает ещё более стильный вид. А если вспомнить про его прочность, то материал становится просто незаменимым.

Хай-тек дома
Появление нового стиля в строительстве ознаменовалось кратным повышением к такому стилю внимание и как следствие стремительному росту его популярности. Особенной популярностью пользуется у людей молодых, эксцентричных и готовых ко всему новому, молодые люди так и норовят купить что-то подобное.
сметчик
Мы уже привыкли и не удивляемся тому обилию компьютерных программ, которые в последние годы заметно облегчили работу специалистов самых разных отраслей. В это число полезнейших программ входит и kursysmetchikov.ru – безусловный лидер среди программных продуктов, которые призваны облегчить составление сметной документации строительных работ. 
теплоизоляция пенопластом

Стремление эффективного сохранения тепла в строениях, значительно сокращающее расходы на оплату энергоресурсов, привело сегодня к широкому распространению такой услуги, как утепление фасадов и стен.

© Все публикации являются собственностью портала Stcrim.com. Любое использование материала только с указанием источника и прямой ссылки на портал Stcrim.com.

Яндекс.Метрика