Грамотная работа с архивом строительной компании компании

Дата публикации: 11/07/2018

Для того, чтобы в документах строительной компании был порядок, очень важно с первого дня внимательно относиться к созданию и ведению архива. Глобально все вопросы, связанные с документами, можно свести к трем пунктам:

  1. Как организовать архив компании?
  2. Как поддерживать архив в рабочем состоянии?
  3. Где уничтожить конфиденциальные документы?

Как организовать архив компании?

Многие люди думают, что серьезная профессиональная архивная обработка требуется только тогда, когда компании нужна подготовка документов к архивному хранению и передача их в государственных фонды.

На самом деле даже обыкновенное создание архива требует глубоких профессиональных знаний и наработанных методик, которые помогут быстро и аккуратно привести дела в порядок. Обязательно нужно знать законодательство, понимать, какие из бумаг требуют хранения, а какие нет, насколько долго их нужно сохранять и как распоряжаться ими в дальнейшем.

Самый простой способ создать архив — доверить это профессионалам. Если же вы планируете справляться своими силами, то правильнее сначала либо пройти обучение, либо внимательно изучить законодательство, особенно «Основные правила работы архивов организаций, утвержденные Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.

Как поддерживать работу архива?

Важнейшим этапом при создании архива становится разработка каталога, который создают как в электронном, так и в бумажном виде.

Для того, чтобы ваш правильно созданный и грамотно сформированный архив продолжать работать и приносить пользу, очень важно поддерживать его состояние. Для этого необходимо понять принцип функционирования и организации архива, а также неукоснительно соблюдать определенные правила:

  • все вновь поступающие документы должны быть зарегистрированы и незамедлительно определены в соответствующий раздел архива;
  • параллельно данные вносятся в каталог;
  • необходимо сделать копию документа и хранить ее в электронном и бумажном виде, чтобы в случае необходимости работать с копией и не изнашивать оригинал;
  • если по работе нужно доставать из архива бумаги, по ее окончании очень важно вернуть документ на место, а на время работы сделать соответствующую пометку, касающуюся того, кто именно, когда и с какими целями изъял единицу хранения.
  • Где уничтожить конфиденциальные документы?

    В процессе работы нередко требуется уничтожать документы. Это могут быть бумаги, срок действия которых истек, черновики, содержащие важные сведения и другие листы.

    Просто вынести их в мусорный бак — не вариант, так как такой способ утилизации нельзя назвать конфиденциальным. И к тому же, такой напрасный расход бумаги наносит урон природе.

    Правильнее сдать бумагу в переработку, но сделать это нужно в закрытом месте, где к содержимому гарантированно не получат доступ посторонние. Такие услуги чаще всего оказывают компании, предоставляющие услуги архивного дела. Они тщательно измельчают листы в присутствии клиента, а затем отправляют их на переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.

Другие статьи:

Как выбирать вибрационный насос

В колодце, у которого большой диаметр, могут быть использованы любые насосы, при меньшем объеме скважины, необходимо выбирать устройство с меньшим диаметром. Приборы вибрационного типа весят 4 килограмма ...

возведение нового крыльца

Нередко можно наблюдать, что, казалось бы, новое крыльцо, прослужив пару-тройку лет, выходит из строя. В чем причина? Распространенная ошибка – отсутствие фундамента. Если в основании крыльца применялись столбы из плохо просушенного материала, то они долго не продержатся.

Крыша для дома

Преимущества и недостатки основных кровельных покрытий: шифер, сталь, алюминий, металлочерепица, профнастил, керамическая черепица, новые кровельные материалы (ондулин). Несколько маркированных списков, 7 подзаголовков.

IP- видеонаблюдение на складах

Задачей видеонаблюдения является обеспечение тотального контроля обширных зон склада, периметра, всех входов и выходов. Под наблюдением должны находиться и офисные помещения, находящиеся на складе.

Сотовый поликарбонат

Изделия, изготовленные из поликарбоната, устойчивы к деформации даже при резких изменениях температурных режимов, при условии соблюдения технологии сборки конструкции. Соответственно, изделия возможно устанавливать в районах со специфическими климатическими условиями.

Появление штукатурных машин значительно упростило штукатурные работы и повысило производительность нелегкого труда штукатуров. С помощью штукатурных машин готовят строительный раствор, смешивая с водой заводскую сухую смесь, с помощью шланга направляя его к месту, которое предполагается оштукатурить, и нанося устройством распыления.

© Все публикации являются собственностью портала Stcrim.com. Любое использование материала только с указанием источника и прямой ссылки на портал Stcrim.com.

Яндекс.Метрика